آیین‌نامه شوراهای بررسی موارد خاص
وزارت علوم، تحقیقات و فناوری

۱ ماده ۱. تعاریف و اختصارات

• ۱-۱موارد خاص: اطلاق می‌شود به وضعیت دانشجویانی که جریان تحصیل آنان بنا به علل خارج از اراده و اختیار آنها و در زمان تحصیل آنها (مثل فوت اعضای درجه یک خانواده، حوادث غیرمترقبه، بیماری حاد و صعب‌العلاج، شرایط روانی حاد، طلاق، اعتیاد)، سبب بروز مشکلات تحصیلی گردیده و با آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه قابل رفع نمی‌باشد. ضمناً شرایطی چون اشتغال به کار، کمک به خانواده، مشکلات مالی جزء شرایط خاص محسوب نمی‌شود.
• ۲-۱مدارک و مستندات خاص: مدارک و مستندات ارائه شده توسط متقاضیان پس از تایید مراجع ذیصلاح (پزشک معتمد، مرکز مشاوره، بهداشت و درمان و شورای آموزشی مؤسسه) مورد بررسی قرار می‌گیرد.
• ۳-۱مؤسسه: کلیه دانشگاه‌ها، مؤسسات آموزش عالی و پژوهشی (اعم از دولتی و غیردولتی) که دارای مجوز تاسیس از مراجع ذیصلاح بوده و مجری هر یک از دوره‌های کاردانی، کارشناسی پیوسته و ناپیوسته، کارشناسی‌ارشد پیوسته و ناپیوسته و دکتری حرفه‌ای و تخصصی هستند.
• ۴-۱سامانه: سامانه شورای بررسی موارد خاص، سامانه‌ای که توسط سازمان در راستای درخواست‌های ثبت الکترونیکی شورای بررسی موارد خاص طراحی، پیاده‌سازی و اجرایی شده است.
• ۵-۱شورای دانشگاهی: شورای بررسی موارد خاص دانشگاهی مستقر در مؤسسه.
• ۶-۱شورای استانی: شورای بررسی موارد خاص استانی مستقر در مؤسسه منتخب استان.
• ۷-۱شورای مرکزی: شورای بررسی موارد خاص مرکزی مستقر در سازمان.
• ۸-۱سازمان: سازمان امور دانشجویان.
• ۹-۱دبیرخانه: دبیرخانه شورای بررسی موارد خاص مستقر در سطوح شوراهای دانشگاهی، استانی و مرکزی.

۲ ماده ۲. معیارها

در کلیه مراحل بررسی و تصمیم‌گیری در خصوص پرونده، اصول زیر باید حفظ و رعایت شود:

• ۱-۲کیفیت آموزشی.
• ۲-۲حداقل واحد مقرر و میانگین لازم برای دانش‌آموختگی.
• ۳-۲حفظ حداقل نمره قبولی در هر درس.
• ۴-۲حداقل نمره آزمون سراسری و یا نسبت نمره آزمون‌های سراسری برای تغییر رشته حسب مورد در کشور، در سهمیه دوره مربوط، سال ورودی و نحوه پذیرش.
• ۵-۲عدم تغییر مقطع تحصیلی از پایین‌تر به بالاتر.
• ۶-۲رعایت مقررات نظام وظیفه عمومی.
• ۷-۲ارائه مستندات و مدارک مبنی بر خاص بودن شرایط متقاضی.

۳ ماده ۳. ترکیب اعضای شورای دانشگاهی

• ۱-۳رئیس مؤسسه (رئیس)؛
• ۲-۳معاون آموزشی مؤسسه (نائب رئیس)؛
• ۳-۳معاون دانشجویی مؤسسه (دبیر)؛
• ۴-۳رئیس مرکز مشاوره و سلامت مؤسسه؛
• ۵-۳سه نفر از اعضای هیأت علمی نظر مؤسسه به پیشنهاد دبیر شورا و حکم رئیس شورا به مدت دو سال و قابل تمدید.

۴ ماده ۴. ترکیب اعضای شورای استانی

• ۱-۴رئیس شورای استانی (رئیس)؛
• ۲-۴معاون آموزشی مؤسسه استانی (نائب رئیس)؛
• ۳-۴معاون دانشجویی مؤسسه استانی (دبیر)؛
• ۴-۴رئیس مرکز مشاوره و سلامت یکی از مؤسسات دولتی استان؛
• ۵-۴مدیر امور دانشجویان شاهد و ایثارگر یکی از مؤسسات دولتی استان؛
• ۶-۴رئیس یکی از مؤسسات غیردولتی – غیرانتفاعی استان (به استثنای تهران و البرز) با حکم رئیس شورا؛
• ۷-۴یک نفر از اعضاء هیات علمی صاحب‌نظر مؤسسات دولتی استان به انتخاب و حکم رئیس شورا.

۵ ماده ۵. ترکیب اعضای شورای مرکزی

• ۱-۵معاون وزیر و رئیس سازمان (رئیس)؛
• ۲-۵معاون امور دانشجویان داخل سازمان (نائب رئیس)؛
• ۳-۵مدیر کل امور دانشجویان داخل (دبیر)؛
• ۴-۵معاون فنی و آماری سازمان سنجش آموزش کشور؛
• ۵-۵مدیر کل دفتر برنامه‌ریزی آموزش عالی یا نماینده معاونت آموزشی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری؛
• ۶-۵مدیر کل دفتر مشاوره و سلامت سازمان؛
• ۷-۵مدیر کل دفتر امور حقوقی و پاسخگویی به شکایات سازمان؛
• ۸-۵دو نفر از معاونین دانشجویی یا آموزشی مؤسسات کشور به انتخاب و حکم رئیس شورا به مدت دو سال و قابل تمدید؛
• ۹-۵دو نفر از اعضاء هیات علمی صاحب‌نظر مؤسسات کشور به انتخاب و حکم رئیس شورا به مدت دو سال و قابل تمدید.

۸ ماده ۸. اختیارات شورای مرکزی

اختیارات شورای مرکزی، به عنوان عالی‌ترین نهاد رسیدگی‌کننده به مشکلات آموزشی (مانند بازگشت به تحصیل، مجوز افزایش سنوات تحصیلی، ادامه تحصیل و شرکت در آزمون جامع و دیگر موارد خاص دانشجویان) در تمامی دوره‌های تحصیلی که از طریق آیین‌نامه‌های آموزشی قابل بررسی و رسیدگی نمی‌باشد، به شرح ذیل است:

• ۱-۸برنامه‌ریزی، راهبری، ایجاد وحدت رویه، نظارت بر حسن اجرای عملکرد شوراهای دانشگاهی و استانی؛
• ۲-۸رسیدگی و تصمیم‌گیری در خصوص پرونده‌های اضطراری که در شوراهای دانشگاهی و استانی بر اساس آیین‌نامه موجود غیرقابل رسیدگی می‌باشد، به تشخیص رئیس شورای مرکزی؛
• ۳-۸اعلام‌نظر در خصوص مواردی که در آیین‌نامه بررسی موارد خاص دانشگاهی و استانی حکمی پیش‌بینی نشده است؛
• ۴-۸رسیدگی به سایر موارد کلی که به تشخیص رئیس، یا دبیر شورای مرکزی رئیس، از دبیرخانه شورا ارجاع شده است؛
• ۵-۸بررسی درخواست تشکیل شورای دانشگاهی در استانی یا مجموعه‌های آموزش عالی جدیدالتاسیس، دانشکده‌های جامع، دانشکده‌های اقماری دانشگاه‌ها و سایر واحدهای وابسته به دانشگاه‌ها و مؤسسات سایر آموزش عالی غیردولتی-غیرانتفاعی؛
• ۶-۸تفسیر آیین‌نامه‌های شورای دانشگاهی و استانی و مسائل غیرقابل پیش‌بینی؛
• ۷-۸رسیدگی به شکایات دانشجویان بعد از اعلام تصمیم شورای استانی؛
• ۸-۸تصویب موارد عمومی برای اجرا در سطوح شورای دانشگاهی و استانی؛
• ۹-۸رسیدگی و تصمیم‌گیری در خصوص موارد اختلاف احتمالی بین شوراهای دانشگاهی.

۹ ماده ۹. نحوه تشکیل جلسات

• ۱-۹جلسات شورا با شرکت حداقل دو سوم اعضاء رسمیت می‌یابد و تصمیمات شورا با رای اکثریت مطلق (بیش از نصف افراد حاضر) در جلسه معتبر می‌باشد.
• ۲-۹حضور رئیس یا نائب رئیس و دبیر شورا در تمامی جلسات شورا الزامی می‌باشد.
• ۳-۹جلسات شورا در صورت ضرورت هر یک‌بار در ماه و بنا به تشخیص رئیس شورا یا دبیر شورا در بازه زمانی کوتاه‌تر تشکیل می‌شود.

۱۰ ماده ۱۰. ابلاغ تصمیمات

• ۱-۱۰صورت‌جلسات شورا با ذکر وضعیت تحصیلی دانشجویان و دلیل خاص بودن آنها پس از امضای کلیه اعضای حاضر در جلسه و تایید رئیس شورا لازم‌الاجرا می‌باشد.
• ۲-۱۰تصمیم‌های صادره از شورای دانشگاهی از طریق سامانه جهت اجرا به معاونت آموزشی و جهت اطلاع به دانشجو ابلاغ می‌گردد.
• ۳-۱۰تصمیم‌های صادره در شورای استانی، مرکزی و مرکزی، پس از تأیید و امضای صورت‌جلسات توسط اعضاء و رئیس شورا، توسط دبیر شورا به مؤسسه مربوطه ابلاغ شده و لازم‌الاجراست، همچنین ابلاغ تصمیم‌های صادره به دانشجو توسط مؤسسه متقاضی از طریق سامانه صورت می‌گیرد.

۱۱ ماده ۱۱. سامانه بررسی شورای موارد خاص

• ۱-۱۱ارائه تمامی درخواست‌ها و تجدیدنظر جهت رسیدگی و بررسی در شورای موارد خاص در سه سطح دانشگاهی، استانی و مرکزی مربوطه از طریق سامانه ثبت می‌شود که توسط سازمان پیش‌بینی می‌شود.
• ۲-۱۱ارسال گزارش و صورت‌جلسات شورای دانشگاهی و استانی به دبیرخانه شورای مرکزی از طریق سامانه بایستی صورت پذیرد.
• ۳-۱۱دبیران شورای دانشگاهی و استانی موظف هستند رونوشت احکام اعضا و تغییرات اعضا را از طریق سامانه به دبیرخانه مرکزی شورا ارسال کنند.

۱۲ ماده ۱۲. شورای دانشگاهی

دبیرخانه شورا وضعیت تحصیلی و درخواست‌هایی را که به یکی از سه طریق زیر ارجاع گردیده مورد رسیدگی قرار می‌دهد و دبیر شورا پس از بررسی مقدماتی، پرونده‌ها و موارد ارجاعی جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم در شورا مطرح می‌نماید.

• ۱-۱۲مواردی که پس از طرح در شورای آموزشی یا شورای تحصیلات تکمیلی موسسه با تایید معاون آموزشی به شورا ارجاع شود.
• ۲-۱۲تقاضای دانشجویانی که با تایید رئیس موسسه، معاون دانشجویی، معاون آموزشی به شورا ارجاع گردد.
• ۳-۱۲درخواست‌ها یا مواردی که توسط دبیر شورای مرکزی یا رئیس شورای استانی به دبیرخانه شورا ارجاع می‌گردد.
• ۴-۱۲مؤسسات دولتی دارای واحدها و پردیس‌های متعدد در سطح کشور، می‌توانند بخشی از حدود اختیارات خود را در این آیین‌نامه بر اساس مصوبه شورای مرکزی به واحدهای مربوطه تفویض و به دبیرخانه شورای مرکزی اعلام نمایند.

۱۳ ماده ۱۳. شورای استانی

دبیرخانه شورا وضعیت تحصیلی و درخواست‌ها را به شرح زیر مورد رسیدگی قرار می‌دهد:

• ۱-۱۳مواردی که خارج از اختیارات شورای دانشگاهی بوده، به تشخیص شورا و با تایید رئیس یا دبیر شورا جهت طرح در شورای استانی ارسال می‌شود.
• ۲-۱۳رئیس یا دبیر شورای دانشگاهی درخواست تجدیدنظر دانشجو را در صورت دارا بودن مدارک جدید جهت بررسی پرونده مذکور در شورای استانی منعکس می‌نماید.
• ۳-۱۳مؤسسات غیردولتی – غیرانتفاعی و واحدهای مؤسسات (فنی و حرفه‌ای، پیام‌نور، فرهنگیان و علمی – کاربردی) که دارای ترکیب اعضاء در ماده ۳ نمی‌باشند، پرونده‌های تعیین شده را به سوی دبیرخانه شورای مرکزی یا واحدهای استانی شورای ارجاع می‌دهند.
• ۴-۱۳ارجاع درخواست توسط دبیر شورای دانشگاهی یا رئیس به شورای استانی.
• ۵-۱۳ارجاع تقاضای دانشجویان مؤسساتی که دارای مجوز تشکیل شورای دانشگاهی نیستند یا تقاضا در اختیارات شورای دانشگاهی نمی‌باشد، توسط رئیس مؤسسه پس از طرح و تصویب در شورای آموزشی یا تحصیلات تکمیلی مؤسسه مربوطه.
• ۶-۱۳درخواست‌هایی که توسط رئیس، نائب رئیس، یا دبیر شورای مرکزی به شورای استانی ارجاع می‌گردد، بررسی و تصمیم‌گیری شود.
• ۷-۱۳رسیدگی به درخواست تجدیدنظر در آراء صادره شورای دانشگاهی در صورت ارائه مستندات جدید.
• ۸-۱۳دبیر شورا پس از بررسی مقدماتی سوابق، پرونده را جهت رسیدگی در شورا مطرح می‌نماید.
• ۹-۱۳اعلام نظر پزشک معتمد، مرکز مشاوره، بهداشت و درمان و موسسه منتخب در خصوص مستندات پزشکی یا روانشناختی پرونده در موارد مورد نیاز، ضروری است.
• ۱۰-۱۳تصمیم‌های شورای استانی برای کلیه موسسات تحت پوشش آن استان لازم‌الاجراست.

۱۴ ماده ۱۴. شورای مرکزی

شورای مرکزی، مواردی که به یکی از دو طریق زیر از سوی دبیرخانه ارجاع می‌شود را مورد رسیدگی قرار می‌دهد:

• ۱-۱۴مواردی که به تشخیص دبیر شورای مرکزی ارجاع می‌شود؛
• ۲-۱۴مواردی که توسط دبیر شورا یا رئیس شورای دانشگاهی یا استانی به دبیرخانه ارسال می‌گردد.
• ۳-۱۴پرونده‌هایی که خارج از اختیار شورای استانی می‌باشد، باید با تایید رئیس شورای استانی و اعلام نظر، به انضمام آخرین وضعیت تحصیلی کاربرگ مربوطه حسب مورد و سایر مدارک از طریق سامانه به شورای مرکزی ارسال گردد.
• ۴-۱۴چنانچه دانشجویی نسبت به تصمیم‌های صادره توسط شورای استانی اعتراض داشته و درخواست تجدید نظر نماید، ابتدا درخواست به رئیس شورای استانی ارجاع، سپس رئیس شورا یا دبیر شورا با ذکر دلایل تصمیم صادره و وضعیت دانشجو را به شورای مرکزی منعکس می‌نماید.

۱۵ ماده ۱۵. شورای دانشگاهی

• ۱-۱۵دبیر شورای دانشگاهی موظف است گزارش عملکرد شورا را پس از امضای تمامی اعضای شورا در سامانه بارگذاری نموده و نسبت به ارسال آن به دبیرخانه شورای استانی اقدام نماید.

۱۶ ماده ۱۶. شورای استانی

• ۱-۱۶نظارت بر حسن اجرای احکام و تصمیم‌های صادره از شورای دانشگاهی تحت پوشش شورای استانی مربوطه می‌باشد که در صورت عدم رعایت قوانین و مقررات یا عدم اجرای تصمیم‌ها گزارش مربوطه به دبیرخانه شورای مرکزی جهت تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت شورا ارسال گردد.
• ۲-۱۶دبیر شورا موظف است گزارش عملکرد و صورت‌جلسات شورای استانی را پس از امضای تمامی اعضای حاضر و تایید رئیس شورا در سامانه بارگذاری نموده و نسبت به ارسال آن به دبیرخانه مرکزی شورا اقدام نماید.
• ۳-۱۶عملکرد شورای استانی توسط دبیرخانه مرکزی شورا ارزیابی شده و در صورت عدم رعایت اختیارات واگذار شده، تصمیمات لازم جهت ادامه کار توسط رئیس شورای مرکزی اتخاذ خواهد شد.

۱۷ ماده ۱۷.

تصمیم‌های شورای مرکزی و استانی برای کلیه موسسه‌ها لازم‌الاجرا است. رئیس شورا مسئولیت نظارت بر حسن اجرای تصمیم‌های شوراهای مربوطه را بر عهده دارد.

۱۸ ماده ۱۸.

تصمیم‌های صادره در شورای مرکزی نهایی بوده و قطعیت دارد و شورای دانشگاهی و استانی حق بررسی مجدد طرح موضوع در شورای دانشگاهی یا استانی را ندارد.

۱۹ ماده ۱۹. دبیرخانه شوراهای دانشگاهی، استانی و مرکزی

دبیرخانه زیر نظر دبیر شورای مربوطه با شرح وظایف زیر فعالیت می‌نماید:

• ۱-۱۹تعیین زمان و مکان جلسات و دعوت کتبی از اعضاء برای حضور در جلسات؛
• ۲-۱۹تشکیل و بررسی مقدماتی پرونده‌های ارجاعی به دبیرخانه و اخذ اطلاعات مورد نیاز و تنظیم دستور جلسه؛
• ۳-۱۹تهیه و تنظیم صورت‌جلسات شورا و تصمیم‌های ابلاغی بر اساس مصوبات شورا؛
• ۴-۱۹جمع‌آوری و نگهداری گزارشات و صورت‌جلسات شورا؛
• ۵-۱۹رسیدگی به گزارشات و مصوبات شورای مربوطه و سطوح پایین‌تر و انطباق آن با مفاد آیین‌نامه‌های مربوط؛
• ۶-۱۹تهیه گزارش سالانه عملکرد شورای مربوطه و ارائه آن به رئیس و دبیر شورا.